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用友ERP―U8财务软件系统管理教学常见问题解析-财务分析

  系统管理是用友ERP-U8软件中相对基础和简单的一个模块,但是由于初次接触专业的会计软件及缺乏深入了解,学生在上机操作过程中总会出现

用友ERP―U8财务软件系统管理教学常见问题解析

  系统管理是用友ERP-U8软件中相对基础和简单的一个模块,但是由于初次接触专业的会计软件及缺乏深入了解,学生在上机操作过程中总会出现较多的细节性问题,进而影响其他模块的操作,故需要在平常练习中对系统管理模块的注意事项和常见问题进行多次强调,促使学生整个学习过程的顺利进行。

  现就将笔者教学实践中发现的几个常见问题进行剖析,以期对用友财务软件的初学者提供帮助。

  一、操作员编号输入错误,无法修改

  例如:要求增加操作员“A01 张三”,学生操作时错误的输为“A1 张三”,保存后发现错误,但无法修改。

  分析:在用友ERP-U8软件操作中,系统管理及后期的基础档案设置都存在要求输入编号的要求,比如后期会要求输入客户、供应商、人员编码等,在学习中必须要求学生明确,编码一旦输入保存成功,就不可以修改。一旦保存成功,重新打开操作员的资料,就可以发现原先输入编码的位置字体变成灰色,不可修改,而客户、供应商、人员编码也是如此。

  解决的方法和建议:虽然不可以修改,但是系统有提供“删除”按钮,通过执行“权限―用户―选中编码错误的操作员―删除”(若已给该操作员选择角色,删除前需先取消其角色)操作,然后根据题目要求增加正确编码的操作员即可。

  二、建立账套时,账套号输入错误

  例如:要求建立账套,账套号为“777”,学生操作时错误的输为“888”,并已成功创建账套。

  分析:在上个问题中已描述,编码错误不可以直接修改,故这里账套号错误后,也不可以在系统管理中的修改页面直接进行修改。

  解决方法和建议:1、如果刚建立账套,未进行后续操作,可以选择舍弃该账套,删除后重新建立正确的账套;2、如果已经在账套操作后期才发现错误,可以通过修改输出文件的方式修改账套号。在账套输出时会生成两个文件,分别是UFDATA.BAK和UfErpAct.Lst。用记事本方式打开UfErpAct.Lst文件,文件第三行为“cAcc_Id=888”,将其中的“888”手动改为“777”(也可以用替换的方式,将文件的错误账套号“888”换为正确的“777”)并保存,待再次引入时,就变成了正确的“777”账套号。

  三、在建账时,无法选中指定的账套主管

  例如:要求新建一个账套,该账套的账套主管为“张三”,但学生操作过程中通过系统下拉键查找,在可选范围内没有发现“张三”。

  分析:出现这个问题,往往意味着学生不清楚系统管理平台的操作流程及原因。在系统管理模块中,主要内容就是涉及到用户、权限、账套三块内容,而三者之间的顺序,在初次操作时按“新建用户→新建账套→设置权限”这个顺序进行。要选择“张三”为账套主管,那首先就应确认已经操作了新增“张三”这个操作员的步骤,并已将其角色勾选为账套主管。

  解决方法和建议:退出新建账套页面,单击“权限---用户”,增加操作员“张三”,并将其角色勾选为“账套主管”。然后再建立账套时就可以将“张三”指定为账套主管。

  四、系统启用日期错误

  例如:题目要求启用会计期为2017年9月1日,学生错误的选择为2017年9月20日。

  分析:系统启用日期的选择非常重要,在教学中,为了方便,一般将月初时间作为系统启用时间,若如例题中所示,学生将启用日期选为9月20日,在填制凭证环节会出现问题。如要求填写9月10日的某一张凭证,操作时系统会提示“日期不能超前建账日期”,导致凭证不能正常填写。

  解决方法和建议:系统启用日期有两种操作方式,一种是由系统管理员在建账的最后步骤直接启用,另一种是由账套主管登录企业应用平台,在基本信息中启用。若刚启用系统,还未进行具体业务操作,可以由账套主管在“企业应用平台---基本信息---系统启用”中将启用日期选错的系统注销,然后再重新启用,选择正确时间即可。

  五、账套修改按钮为灰色

  分析:首先,能进入系统管理平台操作的人只有两个,一个是系统管理员admin,一个是由系统管理员新建的账套主管,这两者的权限有所不同。系统管理员的工作是设置角色、用户,账套的建立、引入、输出,用户权限的设置等,账套主管的工作主要是年度账的管理和账套的修改。

  需要注意的是,账套的修改功能并不是万能的。在初建账,还未进行具体会计数据录入之时,账套的很多信息是可以修改的,比如账套名称、启用月份、单位信息、行业性质、基础信息、编码方案。若已进行会计数据的录入,则启用月份、行业性质等就不能进行修改。

  解决方法和建议:若修改按钮为灰色,可查看系统管理左下角,可看到左下角显示“操作员[admin]”,可通过执行“系统---注销”操作,将系?y管理员退出,再执行“系统---注册”操作,以账套主管身份进入,即可修改。

  六、当多个账套并存时,为操作员增加权限出现错误

  例如:题目要求为“002账套”中的操作员“A02李四”设置“出纳签字”的权限,学生在操作成功之后,李四仍不能出纳签字。

  分析:在日常操作中,经常会存在一台电脑同时有多个账套的情况,在这种情况下,多个账套里面的操作员是共享的状态。即假设一台电脑上有001和002两个账套,在002账套中存在操作员“A02李四”,则该操作员在“001账套”中也可以查询到。故在为“A02 李四”设置权限的时候必须先选择题目要求的“002账套”,不然就会为“001账套”中的“A02 李四”设置权限了。

  解决方法与建议:执行“权限―权限”操作,在页面右上角可以通过下拉键选择所属账套为“002账套”,然后再在页面左列选中“A02李四”,再为其赋予权限就可以进行后续操作。

  七、错将年度账输出,导致不能引入

  分析:账套与年度账是比较容易混淆的一组概念。账套是一个单位设置的一套账,从其设置开始到单位结束的全部账务,是由年度账组成的,由系统管理员进行引入和输出;年度账是其中某一个年度的账,由账套主管进行引入和输出。

  在平常练习中,由于没有分清两者的概念,会存在下课输出时,学生错误的将年度账输出,而账套没有输出,并且电脑已关机,重启后原本账套数据已不存在,下节课直接由系统管理员引入就会出险错误。

  解决方法和建议:年度账的引入只能由账套主管进行处理,故正确的做法是:重启后,新建一个账套(其中该账套的账套号、账套名称、账套存储路径、账套主管等都应与被删除的账套一致),再由该账套的账套主管执行“年度账---引入”,就可以成功引入年度账了。

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